Dari ballroom The Langham Jakarta
Acara HPE: Unlock Hybrid Cloud and AI berlangsung di The Langham, Jakarta, pada 28 April 2026. Foto proyek memperlihatkan panggung dengan layar LED, logo HPE yang menyala, backdrop bercahaya hijau, dan podium. Susunan seperti ini umum dipakai untuk peluncuran produk dan seminar teknologi di venue hotel. Bagian berikut merangkum hal yang perlu disiapkan event organizer atau tim marketing sebelum meminta penawaran sewa LED videotron dan panggung untuk acara serupa.
Tentukan peran layar sejak awal
Pada peluncuran produk, layar LED biasanya membawa beberapa jenis materi: slide presentasi, video produk, logo statis, dan kadang siaran langsung kamera. Masing-masing punya kebutuhan rasio dan resolusi yang berbeda. Tuliskan jenis konten dan siapa yang menyiapkannya, lalu minta tim desain membuat materi sesuai ukuran layar yang disepakati. Dengan begitu, ukuran LED dapat dihitung dari konten, bukan sebaliknya. Jika ada siaran kamera, sebutkan juga apakah wajah pembicara perlu tampil besar di layar.
- Slide presentasi: rasio dan jumlah laptop sumber.
- Video produk: durasi, format file, dan audio yang ikut diputar.
- Momen reveal: urutan logo, countdown, atau animasi pembuka.
Satukan backdrop, logo, dan podium
Backdrop bercahaya dan logo yang menyala membuat panggung terlihat rapi di foto, tetapi perlu direncanakan bersama layar. Pastikan warna backdrop tidak bertabrakan dengan warna materi di LED, dan posisi podium tidak menutupi area penting layar. Tentukan juga apakah logo dibuat sebagai elemen fisik atau cukup ditampilkan di LED. Kirim render atau sketsa panggung agar tim teknis bisa mengecek tinggi, jarak, dan sudut pandang tamu.
Sesuaikan dengan jadwal ballroom hotel
Ballroom hotel sering dipakai acara lain sebelum dan sesudah tanggal Anda. Mintalah kepastian jam load-in, batas beban lantai, titik rigging yang diizinkan, dan aturan jalur barang dari pihak hotel. Informasi ini menentukan apakah LED dipasang ground stack atau digantung, serta berapa lama waktu pemasangan yang tersedia. Sisakan waktu untuk gladi resik dengan materi final, terutama untuk momen peluncuran yang bergantung pada urutan video dan lampu.
- Jam akses load-in dan load-out yang disetujui hotel.
- Titik rigging dan batas beban, jika layar perlu digantung.
- Slot gladi resik dengan materi dan rundown final.
Kirim satu brief peluncuran yang lengkap
Gabungkan tanggal, venue, jam akses, layout ballroom, rundown, daftar konten layar, dan desain panggung dalam satu versi brief. Tandai mana kebutuhan wajib dan mana opsi yang masih dipertimbangkan, misalnya logo fisik atau lampu tambahan. Sales Princess menyusun quotation setelah detail tersebut dibahas bersama tim Anda, sehingga penawaran mengikuti kebutuhan acara yang sebenarnya. Lampirkan juga kontak penanggung jawab di lapangan dan dokumen aturan venue bila ada. Jika ada perubahan setelah brief dikirim, perbarui dokumen yang sama agar semua pihak bekerja dari versi terakhir.
