Dari auditorium Gedung BRIN
Peringatan 50 Tahun Satelit Indonesia berlangsung di Gedung BRIN, Jakarta Pusat, pada 8 Juli 2026. Foto proyek memperlihatkan layar LED utama, panel LED vertikal, dan panorama panggung di auditorium. Acara peringatan instansi umumnya menggabungkan sambutan resmi, pemutaran video sejarah, dan momen seremonial. Bagian berikut membahas cara merencanakan susunan layar seperti ini untuk acara serupa. Panduan ini bersifat umum dan perlu disesuaikan dengan aturan tiap instansi.
Bagi peran layar utama dan vertikal
Layar utama biasanya menampilkan materi inti seperti video, slide sambutan, dan siaran kamera. Panel vertikal dapat dipakai untuk identitas acara, logo instansi, atau visual pendukung yang tetap tampil selama acara. Tentukan peran masing-masing layar sejak awal agar tim desain tahu ukuran dan rasio materi yang harus dibuat. Jika semua layar menampilkan konten berbeda, perlu dipastikan jumlah sumber dan cara pengaturannya.
- Layar utama: video, slide, dan siaran kamera.
- Panel vertikal: logo, tema acara, atau visual tetap.
- Daftar sumber konten dan siapa yang mengoperasikannya.
Selaraskan dengan protokol dan rundown
Acara instansi memiliki urutan protokoler yang ketat, seperti lagu kebangsaan, sambutan pejabat, dan penandatanganan atau peluncuran simbolis. Setiap bagian sering membutuhkan pergantian tampilan layar. Susun rundown teknis yang mencantumkan materi layar untuk setiap mata acara, serta siapa yang memberi aba-aba. Koordinasikan dengan bagian protokol agar perubahan susunan acara di menit akhir dapat segera diteruskan ke operator. Simpan cadangan materi di perangkat kedua untuk berjaga-jaga.
Cek auditorium dan jadwalkan gladi resik
Auditorium gedung pemerintahan sering memiliki panggung tetap, tata kursi permanen, dan aturan akses keamanan. Mintalah informasi ukuran panggung, ketinggian plafon, titik listrik, dan jam masuk barang dari pengelola gedung. Data ini menentukan ukuran layar yang realistis. Jadwalkan gladi resik dengan materi final dan petugas protokol, karena video peringatan biasanya diputar pada momen yang sudah ditentukan. Sertakan juga daftar tamu VIP yang memengaruhi tata panggung.
- Ukuran panggung tetap dan tinggi plafon auditorium.
- Izin akses dan jam masuk barang dari pengelola gedung.
- Gladi resik bersama petugas protokol.
Kirim satu brief untuk acara peringatan
Gabungkan tanggal, gedung, jam akses, denah auditorium, rundown protokoler, daftar materi layar, dan kebutuhan panggung dalam satu versi brief. Bedakan kebutuhan wajib dari tambahan yang masih dalam pertimbangan anggaran atau persetujuan internal. Sales Princess menyusun quotation setelah detail tersebut dibahas, sehingga dokumen penawaran dapat mengikuti proses pengadaan instansi Anda. Lampirkan juga kontak penanggung jawab di lapangan dan dokumen aturan venue bila ada. Jika ada perubahan setelah brief dikirim, perbarui dokumen yang sama agar semua pihak bekerja dari versi terakhir.
