Dari ruang rapat dan area tenda
Foto proyek Reguler Management Meeting Bukit Asam di Jakarta (10 Agustus 2026) memperlihatkan mikrofon meja dan layar LED. Foto acara DWP Mengajar: Mengenal Pahlawan memperlihatkan panggung dan speaker di bawah tenda merah putih, serta mixer audio digital di area operator. Rapat dengan banyak pembicara dan acara di tenda membutuhkan pendekatan audio yang berbeda. Panduan ini membantu Anda menyusun kebutuhan sebelum meminta penawaran sewa sound system.
Mulai dari format acara
Kebutuhan audio paling banyak ditentukan oleh apa yang akan didengar. Acara pidato dan diskusi memprioritaskan kejelasan suara; acara dengan band atau DJ memerlukan cakupan frekuensi rendah dan monitor untuk pengisi acara. Format campuran, seperti seminar dengan hiburan malam, sebaiknya disebutkan sejak awal agar rencana alat dan jadwal soundcheck mencakup semuanya. Tuliskan rundown kasar, meskipun belum final. Informasi ini membantu tim teknis memilih jenis speaker, mikrofon, dan monitor yang sesuai dengan setiap segmen acara.
- Pidato, panel, atau tanya jawab dengan peserta.
- Musik latar, pemutaran video, atau penampilan live.
- Kebutuhan rekaman, siaran langsung, atau penerjemah.
Baca karakter venue
Ukuran ruang, tinggi plafon, dan material dinding memengaruhi cara suara memantul. Ballroom panjang mungkin memerlukan speaker tambahan di bagian belakang agar tamu jauh tetap mendengar jelas tanpa volume depan terlalu keras. Di tenda atau outdoor tidak ada dinding yang memantulkan suara, sementara angin dan kebisingan sekitar ikut berpengaruh. Bagikan denah, dimensi, dan foto venue kepada tim teknis agar penempatan speaker bisa direncanakan sebelum hari H.
Hitung mikrofon dan posisi operator
Jumlah mikrofon dihitung dari berapa orang yang mungkin berbicara bersamaan, bukan hanya jumlah pembicara di rundown. Rapat meja U atau sidang biasanya memakai mikrofon meja; panel dan MC sering memakai mikrofon genggam atau clip-on. Siapkan cadangan untuk sesi tanya jawab. Posisi operator dan mixer sebaiknya punya pandangan langsung ke panggung dan mendengar suara seperti yang didengar tamu. Tanyakan juga kepada venue kapasitas listrik dan titik colokan yang tersedia.
- Jumlah pembicara di panggung dan di meja peserta.
- Mikrofon untuk tanya jawab dan cadangan.
- Lokasi meja operator yang tidak menghalangi tamu.
Kirim satu brief audio
Gabungkan tanggal, venue, jam akses, perkiraan jumlah tamu, denah, rundown, dan daftar pembicara atau pengisi acara dalam satu dokumen. Tandai bagian yang sudah pasti dan yang masih berubah. Jadwalkan soundcheck dan gladi resik sebelum tamu datang. Sales Princess menyusun quotation sewa sound system setelah kebutuhan ini dibahas bersama Anda. Bila venue memiliki sound system sendiri, sebutkan juga agar pembagian peran antara alat venue dan alat sewaan bisa dibahas sejak awal.
