Dari acara DWP Mengajar
Foto proyek dari DWP Mengajar: Mengenal Pahlawan memperlihatkan panggung dan speaker di bawah tenda merah putih, mixer audio digital di area operator, dan area tamu di bawah tenda. Acara di bawah tenda punya tantangan sendiri: ruang terbuka di sisi, suara dari luar, dan cuaca. Untuk acara serupa, mulai brief dari ukuran tenda, jumlah tamu, dan isi acara di panggung. Detail ini membantu tim memilih alat yang sesuai.
Penempatan speaker di tenda
Tenda tidak memiliki dinding yang menahan suara, sehingga sebagian suara keluar dari sisi terbuka. Untuk tenda yang panjang, speaker tambahan di tengah area tamu sering dipertimbangkan agar barisan belakang tetap mendengar tanpa membuat barisan depan terlalu keras. Pertimbangkan juga lingkungan sekitar, misalnya ruang kelas atau rumah warga yang tidak boleh terganggu. Informasi ini membantu menentukan jumlah dan arah speaker sebelum hari pemasangan.
- Ukuran tenda dan arah panggung terhadap area tamu.
- Bangunan atau kegiatan lain di sekitar lokasi.
- Isi acara: sambutan, lagu, tari, atau penampilan anak.
Panggung dan kebutuhan penampil
Acara edukasi atau komunitas sering menampilkan anak-anak atau peserta yang bukan penampil profesional. Mikrofon perlu mudah digunakan, dan panggung harus aman dengan tangga yang jelas serta tepi yang tidak licin. Tentukan tinggi panggung berdasarkan jarak pandang tamu, bukan hanya ukuran tenda. Jika ada penampilan tari atau drama, sebutkan ukuran ruang gerak yang dibutuhkan dan apakah penampil memerlukan musik dari laptop atau pemutar lain. Siapkan juga satu kali gladi resik singkat dengan penampil.
Cuaca, listrik, dan posisi operator
Mixer dan peralatan listrik harus terlindung dari hujan dan percikan air dari atap tenda. Posisi operator sebaiknya berada di bawah tenda dengan pandangan ke panggung. Tanyakan sumber listrik di lokasi: apakah dari gedung, genset, atau keduanya, dan siapa yang menyediakannya. Kabel yang melintasi area tamu juga perlu dirapikan dan ditutup, terutama jika banyak anak-anak berlalu-lalang. Sepakati waktu pemasangan tenda lebih dulu, karena sound dan panggung biasanya dipasang setelahnya.
- Sumber listrik dan kapasitasnya di lokasi tenda.
- Rencana jika hujan turun saat persiapan atau acara.
Kirim satu brief yang bisa ditindaklanjuti
Gabungkan tanggal, venue, jam akses, layout, rundown, serta kebutuhan teknis dalam satu versi brief. Sertakan foto lokasi dan denah tenda jika sudah tersedia. Pisahkan kebutuhan wajib dari tambahan yang masih dipertimbangkan, dan tandai bagian yang belum final. Sertakan juga nama kontak yang dapat dihubungi selama persiapan. Sales Princess menyusun quotation setelah detail tersebut dibahas bersama Anda, sehingga daftar alat dan kru mengikuti kondisi acara yang sebenarnya.
