Dari ballroom CCS Forum 2026
International & Indonesia CCS Forum 2026 berlangsung di Hotel Mulia Senayan, Jakarta, pada 26–27 Agustus 2026. Foto proyek memperlihatkan layar LED dan panggung diskusi di ballroom. Forum dua hari dengan format panel seperti ini menuntut audio yang jelas untuk banyak pembicara sekaligus. Untuk menyiapkan forum Anda sendiri, mulai brief dari susunan sesi: siapa yang duduk di panggung, berapa lama tiap panel, dan bagaimana peserta mengajukan pertanyaan.
Hitung mikrofon per sesi panel
Jumlah mikrofon ditentukan oleh sesi dengan panelis terbanyak, bukan rata-rata. Catat juga apakah panelis memakai mikrofon genggam, clip-on, atau mikrofon meja, karena pilihan ini memengaruhi pergantian antarsesi. Pada forum internasional, pergantian panel sering terjadi cepat, sehingga tim perlu tahu urutan sesi dari rundown. Sediakan juga cadangan mikrofon dan baterai untuk sesi yang panjang. Informasi ini membantu tim menyiapkan jumlah kanal mixer dan menyusun penempatan receiver tanpa tebakan.
- Jumlah panelis maksimum dalam satu sesi, termasuk moderator.
- Jenis mikrofon yang diinginkan untuk panelis dan pembicara utama.
- Jumlah mikrofon untuk tanya jawab peserta di area kursi.
Perhitungkan bahasa dan penerjemahan
Forum dengan pembicara dan peserta dari beberapa negara kadang memerlukan penerjemahan simultan. Jika ada, sebutkan sejak awal agar jalur audio untuk penerjemah dan penerima peserta bisa direncanakan bersama penyedia sistem penerjemahan. Bahasa pengantar juga memengaruhi isi layar LED, misalnya apakah judul sesi dan nama panelis ditampilkan dalam dua bahasa. Informasikan juga apakah ada pembicara yang tampil secara daring, karena audio dari panggilan video perlu dimasukkan ke sound system ballroom dan kembali ke pembicara jarak jauh.
Rencanakan tampilan layar untuk panel
Layar LED pada diskusi panel biasanya menampilkan judul sesi, nama panelis, slide, atau gambar kamera. Tentukan sumber mana yang tampil di setiap bagian rundown, dan siapa yang mengoperasikan perpindahannya. Di ballroom hotel yang luas, peserta di barisan belakang sangat bergantung pada layar untuk melihat siapa yang sedang berbicara. Kirim file presentasi lebih awal dan dalam format yang disepakati, agar urutan slide bisa dicek bersama operator saat gladi resik.
- Template judul sesi dan nama panelis dalam format final.
- Kebutuhan kamera untuk menampilkan pembicara di layar.
- Jadwal gladi resik di ballroom sebelum hari pertama.
Kirim satu brief yang bisa ditindaklanjuti
Gabungkan tanggal, venue, jam akses, layout, rundown, serta kebutuhan teknis dalam satu versi brief. Untuk forum beberapa hari, sertakan rundown tiap hari dan perubahan layout di antaranya. Pisahkan kebutuhan wajib dari tambahan yang masih dipertimbangkan, dan tandai bagian yang belum final. Sertakan juga nama kontak yang dapat dihubungi selama persiapan. Sales Princess menyusun quotation setelah detail tersebut dibahas bersama Anda, sehingga daftar alat dan kru mengikuti kondisi acara yang sebenarnya.
