Dari acara Indocement di Cirebon
Foto proyek dari acara Indocement di Cirebon memperlihatkan layar LED dan sorot lampu beam di panggung dengan penonton di ballroom, serta susunan layar LED bertuliskan 'Dari Indocement untuk Indonesia'. Acara perusahaan di luar Jakarta seperti ini membutuhkan perencanaan tambahan di luar daftar alat. Saat merencanakan acara Anda di kota lain, pikirkan perjalanan dan waktu sejak brief pertama. Jarak memengaruhi jadwal, kru, dan cadangan.
Hitung waktu perjalanan dan loading
Pengiriman alat ke luar kota menambah waktu sebelum load-in dimulai. Jadwal keberangkatan truk, waktu tempuh, dan jam akses venue perlu disusun mundur dari jam gladi resik. Pada venue hotel di daerah, tanyakan juga lokasi loading dock, ukuran lift barang, dan apakah ada acara lain di ruangan yang sama sehari sebelumnya. Jalur tol dan kondisi lalu lintas juga perlu diperhitungkan, terutama menjelang akhir pekan atau hari libur.
- Jam akses venue paling awal untuk loading dan rigging.
- Ukuran pintu, lift barang, dan jalur dari loading dock ke ruang acara.
- Acara lain di venue sebelum dan sesudah acara Anda.
Kru, akomodasi, dan jam kerja
Produksi di luar kota berarti kru menginap selama persiapan dan acara. Akomodasi, transportasi lokal, dan konsumsi kru perlu dibahas sejak awal, termasuk siapa yang mengaturnya. Jadwal yang terlalu padat setelah perjalanan jauh bisa memengaruhi ketelitian kerja, jadi beri waktu istirahat yang masuk akal antara loading dan gladi resik. Jika acara berlangsung lebih dari satu hari atau ada malam pembongkaran, sampaikan sejak awal agar jumlah malam menginap dan pembagian shift kru bisa direncanakan.
Cadangan teknis dan listrik
Jauh dari gudang, mengganti peralatan yang bermasalah tidak bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, daftar cadangan untuk komponen penting seperti kabel, prosesor video, dan mikrofon perlu dibahas sebelum berangkat. Pastikan juga kapasitas listrik venue cukup untuk layar LED dan lighting, atau tentukan apakah genset diperlukan. Tanyakan juga apakah venue memiliki teknisi listrik yang bisa mendampingi saat pemasangan, dan siapa yang dihubungi jika terjadi gangguan.
- Kapasitas listrik venue dan kontak teknisi venue setempat.
- Daftar cadangan untuk komponen yang paling kritis.
Kirim satu brief yang bisa ditindaklanjuti
Gabungkan tanggal, venue, jam akses, layout, rundown, serta kebutuhan teknis dalam satu versi brief. Tambahkan alamat lengkap venue, kontak lokal, dan jadwal yang memperhitungkan perjalanan. Pisahkan kebutuhan wajib dari tambahan yang masih dipertimbangkan, dan tandai bagian yang belum final. Sertakan juga nama kontak yang dapat dihubungi selama persiapan. Sales Princess menyusun quotation setelah detail tersebut dibahas bersama Anda, sehingga daftar alat dan kru mengikuti kondisi acara yang sebenarnya.
