Dari file presentasi ke layar acara
Untuk rapat Anda, jadwalkan rehearsal yang mempertemukan materi, pembicara, dan sistem yang akan dipakai. Mulai dari file final, lalu coba seluruh perpindahan yang perlu dilakukan tim selama acara.
Mulai dengan file yang akan dipakai
Kumpulkan presentasi, video, dan materi penunggu dalam folder yang jelas. Catat pemilik file dan versi yang disetujui. Bila pembicara ingin memakai laptop sendiri, masukkan kebutuhan tersebut ke daftar uji. Rehearsal perlu menguji alur yang akan dijalankan, termasuk perpindahan sumber presentasi bila ada.
- Buka setiap presentasi dan periksa font, gambar, serta video yang tertanam.
- Putar video sampai selesai dan periksa apakah suaranya memang diperlukan.
- Uji perpindahan ke materi berikutnya, termasuk tampilan saat menunggu.
Coba dari posisi pembicara dan peserta
Minta seseorang mencoba pergantian slide dari posisi pembicara. Periksa mikrofon yang dipakai, cara memberi aba-aba, dan pandangan ke layar. Lalu lihat materi dari beberapa posisi peserta bersama tim. Catat masalah yang spesifik agar perbaikan bisa dicoba ulang pada bagian yang sama.
Latih perpindahan antar-sesi
Jalankan satu rangkaian dari pembawa acara, pembicara, presentasi, hingga sesi tanya jawab yang memang direncanakan. Tentukan kapan mikrofon berpindah dan siapa menjalankan file berikutnya. Tanyakan kepada tim teknis bagaimana menahan tampilan jika pembicara berikutnya belum siap, lalu catat instruksi yang disepakati.
Akhiri dengan daftar koreksi yang singkat
Untuk setiap koreksi, tulis file atau cue yang berubah, penanggung jawab, dan apakah perlu dicoba ulang. Bagikan versi rundown terakhir ke pembawa acara, stage manager, dan operator terkait. Saat menyiapkan brief untuk Princess, sebutkan jadwal rehearsal sejak awal agar waktunya dapat dibahas bersama kebutuhan pemasangan dan acara.
