Mulai dari urutan pengalaman tamu
Galeri Neoasia Gala Dinner memperlihatkan panggung, meja tamu, dan area kontrol acara. Saat menyusun gala dinner Anda, hubungkan aktivitas di ketiga area tersebut melalui rundown. Mulai dari tamu masuk, makan malam, sambutan, lalu sesi utama dalam program. Tandai kapan perhatian tamu beralih ke panggung dan siapa yang memberi aba-aba kepada tim.
Satu baris untuk satu perubahan
Rundown umum menjelaskan apa yang terjadi. Rundown teknis juga menjelaskan apa yang perlu dilakukan masing-masing tim. Nomori perubahan penting dan gunakan nama sesi yang sama pada materi video, daftar musik, dan catatan pembawa acara. Kolom catatan menampung hal yang belum diputuskan tanpa menyamarkannya sebagai instruksi final.
- Nomor cue, nama sesi, perkiraan waktu, dan pemicu mulai.
- File visual atau audio yang dipakai, bila ada.
- Perubahan lighting dan posisi pembicara yang diperlukan.
- Penanggung jawab yang memberi aba-aba kepada tim.
Cocokkan cue dengan layanan venue
Bahas urutan hidangan, pergerakan petugas, dan sesi di panggung bersama venue. Catat momen ketika penyelenggara ingin perhatian tamu tertuju ke pembicara atau video. Bila ada perubahan waktu layanan makan, tentukan siapa memberi kabar kepada stage manager dan tim teknis sebelum cue berikutnya dijalankan.
Latih bagian yang melibatkan beberapa tim
Pilih perpindahan yang membutuhkan aba-aba bersama, misalnya sambutan menuju video atau pembawa acara memanggil penampil. Coba dengan file dan posisi yang akan dipakai. Sepakati apa yang tampil atau terdengar saat acara menunggu, sehingga operator punya instruksi yang jelas ketika sesi berikutnya belum siap.
Tutup revisi dengan satu versi bersama
Setelah rehearsal, beri nomor versi pada rundown dan bagikan ke pihak yang menjalankan cue. Tulis perubahan berikutnya secara spesifik: cue yang berubah, file pengganti, atau pembicara yang berganti. Saat meminta quotation, kirim gambaran program tersebut bersama tanggal dan venue agar kebutuhan audio, visual, lighting, dan operator dapat dibahas sesuai acara.
