Dari Funwalk Sunset di Sunset Pier PIK
Funwalk Sunset berlangsung di Sunset Pier, PIK, pada 16 Agustus 2026. Foto proyek memperlihatkan gerbang start, panggung truss, dan backdrop saat persiapan, layar LED menjelang senja, serta sorot lampu beam pada malam hari. Acara jalan santai di ruang terbuka tepi laut memiliki pertimbangan cuaca, angin, dan perubahan cahaya yang perlu direncanakan sejak awal. Berikut hal yang perlu disiapkan untuk acara serupa.
Perhitungkan angin dan cuaca
Lokasi tepi laut cenderung berangin, dan kondisi ini memengaruhi struktur panggung truss, backdrop, gerbang start, dan layar LED. Diskusikan dengan tim teknis tentang pemberat, pengikatan, dan bahan backdrop yang sesuai untuk area terbuka. Siapkan juga rencana cadangan untuk hujan, termasuk penutup peralatan dan keputusan siapa yang menentukan penundaan acara bila cuaca memburuk. Pantau prakiraan cuaca beberapa hari sebelum acara dan sampaikan perubahan rencana kepada tim teknis.
- Pemberat dan pengikatan untuk truss, gerbang, dan layar.
- Bahan backdrop yang sesuai untuk area berangin.
- Rencana hujan dan penanggung jawab keputusan penundaan.
Rencanakan transisi dari sore ke malam
Acara bertema senja dimulai dalam cahaya alami dan berakhir dalam gelap. Layar LED perlu cukup terang saat sore, lalu disesuaikan saat malam agar tidak menyilaukan. Lampu panggung dan beam baru terlihat efektif setelah gelap, sehingga momen seperti pembagian hadiah atau hiburan sebaiknya dijadwalkan dengan mempertimbangkan waktu matahari terbenam. Sertakan perkiraan jam tiap segmen dalam rundown. Lakukan pengecekan lampu menjelang gelap jika jadwal memungkinkan.
Atur gerbang start dan area peserta
Gerbang start, panggung, dan area kumpul peserta perlu saling terhubung tanpa menghalangi jalur jalan. Tandai di denah lokasi titik start dan finish, area registrasi, posisi panggung, serta jalur kendaraan loading. Pastikan sumber listrik, baik genset maupun dari pengelola kawasan, dicatat bersama lokasinya. Pemasangan di area publik juga sering memerlukan izin dan jam kerja yang disepakati dengan pengelola kawasan. Bagikan denah final kepada semua vendor.
- Titik start, finish, dan jalur fun walk di denah.
- Sumber listrik dan lokasi genset atau panel daya.
- Izin dan jam kerja dari pengelola kawasan.
Kirim satu brief untuk acara outdoor
Gabungkan tanggal, lokasi, denah area, jam akses, rundown dengan perkiraan waktu senja, rencana cuaca, dan kebutuhan panggung, lampu, serta layar dalam satu versi brief. Pisahkan kebutuhan wajib dari tambahan yang masih dipertimbangkan. Sales Princess menyusun quotation setelah detail tersebut dibahas, sehingga rencana teknis mengikuti kondisi lokasi dan alur acara Anda. Lampirkan juga kontak penanggung jawab di lapangan dan dokumen aturan venue bila ada. Jika ada perubahan setelah brief dikirim, perbarui dokumen yang sama agar semua pihak bekerja dari versi terakhir.
